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La nube toda una aventura llegar a ella

La nube toda una aventura llegar a ella

La nube. Ese lugar donde todos queremos tener nuestra infraestructura el núcleo de nuestros negocios.

 

Hoy muchas empresas no tienen sus servicios core (ERP, CRM, Contabilidad, nomina, inventarios, ETC) en la Nube.

La causa principal es el costo? ummmmm no. No lo es

Resulta que la nube se convirtió en un término de moda, solo eso un término. Y con el pasar del tiempo creció tanto que hoy no es claro cómo usarla.

Esto es con mayor frecuencia evidenciado por las pequeñas y medianas empresas PYME.

Las PYME crecen con base a sus ventas y se adaptan al entorno con base al crecimiento de su negocio.

Dejando de lado en «ocasiones» su infraestructura, la cual soporta de todo hasta que nada sirve.

Y que paso?

  • Ramsomware
  • Disco Duro dañado
  • Corte en el suministro de energía eléctrica
  • Se desbordó la capacidad del servidor
  • Alguien oprimió el botón que no era
  • Blue screen
  • Multas por licenciamiento
  • Una pandemia
  •  Otras más.

Cada una tiene una explicación justificable, pero en términos generales el resultado es el mismo, horas, días, semanas, meses, sin poder operar de forma apropiada.

El costo asociado a una para o deficiencia en el servicio, va desde lo económico, imagen frente al cliente, y hasta el cierre del negocio.

En este momento es donde la nube aparece como opción, y por que esperar que una catástrofe nos obliga a llegar a ella ?

Como mencionamos al inicio, la nube es un término de moda. En general desconocemos el poder que tiene y lo más importante cómo pasar lo que tenemos a ella a un costo justo.

Es aquí donde iniciamos la aventura o desafío de elegir un proveedor de nube y lo que esto representa.

Existen cientos de opciones en nube y no siempre resulta claro cual debemos usar y por que.

Lo hemos vivido, al hacer el ejercicio de cotizar, evaluar y adquirir el servicio con diferentes nubes. Con proveedores que en común tienen ser la mejor nube de la localidad 

Luego la sorpresa,

  • costos ocultos que no se tuvieron en cuenta,
  • horas ingeniero adicionales 
  • contratos a 24 y 36 meses.
  • multas si decidimos terminar el contrato antes
  • sobre dimensionamiento
  • extensión del contrato si nos quedamos cortos en capacidad
  • tiempos elevados en la solución de incidentes
  • Lo peor. Se repiten los problemas que tenía cuando no teníamos nube

Que pasó ? simple tomamos una mala elección atraídos por:

  • un costo fijo «bajo»
  • un beneficio, 1 mes gratis, una agenda un lapicero
  • la visita al datacenter para ver 2 plantas eléctricas, 3 UPS y el aire acondicionado
  • la promesa de un comercial que no nos contó todo
  • una presentación muy elaborada.
  • la opinión experta de alguien que no volveremos a ver

Pero entonces cómo hacer para que esto no nos ocurra y elegir el camino correcto ?

  1. Asesorarse de forma correcta Aquí
  2. Usar una nube de verdad AWS, AZURE, GOOGLE Cloud
  3. Saber que las verdaderas nubes se centran en la necesidad del cliente
  4. El costo de la nube bajará conforme ajustemos el uso que le demos

Vamos por partes.

Lo primero la asesoría. Es claro que no lo sabemos todo, y resulta ser un error delegar la elección de un proveedor de nube a una sola persona o basarnos en lo que nos indique el vendedor o asesor comercial.

No es un tema menor. Debemos contar con personal que tenga experiencia en el tema y que nos guíe en el camino correcto a la nube. Nosotros podemos ser esa guía 

Segundo Las nubes de verdad. Resulta que los proveedores que mencionamos (AWS, AZURE, GOOGLE Cloud) son los actores más grandes de la industria.

Continuamente desarrollan y evolucionan sus productos siendo cada vez más eficientes.

Es por eso que tienen infinidad de servicios, que de entrada resultan abrumadores. Pero a la postre, solo son beneficios que a un costo apropiado pueden apoyar de manera eficiente nuestros negocios.

Como desventaja tienen que al ser tan grandes las PYMES en ocasiones se cohíben de incluirlos como proveedores «Si nos prestaran a tensión»   

Tercero como o mencionamos las nubes de verdad tienen en común que se centran en el cliente y sus necesidades.

Siendo:

  • flexibles permitiendo el cambio de dimensionamiento
  • ajustables hasta llegar al tamaño correcto.
  • elásticas. permitiendo cargas súbitas para esas fechas importantes 
  • ajustables en sus modelos de costo. pago por lo que uso y me retiro cuando quiero.
  • Estables, modernas y convergentes

Cuarto como resultado de lo anterior los costos si bajaran.

Esto se debe a que el continuo proceso de evaluación de la plataforma por medio de métricas permite ajustar el rendimiento, con base en el uso real de las instancias y el re-dimensionamiento.  

Para concluir déjanos contarte que en esta aventura no estas solo.

Cuentas con nosotros.

De primera mano hemos afrontado cada una de las incidencias que aquí mencionamos.

Vale la pena pasar esos servicios que tenemos on-premise.

Deja aun lado ese antiguo servidor que esta por parar y nunca mas va a andar. No esperes la para total para iniciar la aventura.

Siempre es mejor contar con el respaldo adecuado y eso es la nube la continuidad de nuestros negocios.

Contar con una nube de verdad nos dará una buena imagen frente a nuestros clientes quienes sabrán que están en buenas manos

Apoyarnos en una nube de verdad siempre nos permitirá enforcar nuestros recursos y esfuerzos en la esencia de nuestro negocio. 

Por ahora eso es todo. No dejes de contactarnos para asesorarte en este nuevo desafío.

 

 

 

 

 

 

  

Teletrabajo, ! lo que no te cuentan, aprende y se el mejor¡

Teletrabajo, ! lo que no te cuentan, aprende y se el mejor¡

En un nuevo mundo vibrante y cambiante lleno de retos que nos da la oportunidad de realizar teletrabajo, como una oportunidad para desarrollar nuestra actividad profesional; debemos considerar hacerlo bien para bienestar nuestro, de nuestras familias y la empresa para quien desarrollamos esta forma de trabajo.

Es por esto que compartiremos una serie de tips que nos pueden ayudar a mejorar nuestra actividad diaria, ahora desde la «comodidad» de nuestro hogar!!!.

Arranquemos con los principios del teletrabajo!!!

  • Async > Sync

En la oficina todo opera de forma sincrónica (Sync), desde casa debemos acostumbrarnos a que las cosas se hacen de forma asíncrona (Async)

  • Una sola fuente de verdad

Tengamos claro que debe existir una fuente de verdad; y esta fuente debe contener las directrices, reglas, objetivos y metas que debemos cumplir.

  • Misión y valores

Debemos tener claro porqué hacemos lo que hacemos, cuál es el objeto de hacerlo y que espera la empresa de nuestra labor en un entorno de teletrabajo.

  • No deben existir ciudadanos de segunda clase

No importa que trabajemos desde casa en modo de teletrabajo, tenemos la misma relevancia e importancia que quienes estén en la oficina; la organización debe fomentar esto y hacer que todos tengamos el mismo valor.

!!!Los teletrabajadores no son ciudadanos de segunda clase¡¡¡

  • Aprender a escribir

Esto si que es importante en un entorno de teletrabajo, como principio, debemos:

  1. Resumir extremo
  2. Mata el vendedor de carros (no usar frases como: “Muchísimos”, “Significativamente”, “Un montón” “fantástico”, “gran triunfo de”) Usa DATOS
  3. Nunca envíes el primer borrador; lee y resume de nuevo antes de enviar
  • Para 1 pregunta Solo hay 4 respuestas válidas
  1. SI
  2. NO
  3. Los DATOS que nos solicitan
  4. No sé, te respondo en X fecha

Consideración para líderes y el teletrabajo

Una consideración fundamental para los líderes de la organización es la de absorber la incertidumbre a través de la compasión agresiva

La incertidumbre se presenta dado que al realizar teletrabajo debemos afrontar a nuestros hijos, parejas, fallas de internet, tubos de agua rotos, sentimientos encontrados donde pensamos ser inferiores por estar en modo remoto (despido o no hacer parte activa del equipo).

Es aquí donde quien lidera el equipo debe manejar esta incertidumbre siendo compasivo sin perder de fondo los objetivos empresariales.

Tips para el teletrabajo

  1. Optimiza entorno de trabajo
  • Tener una buena cámara ayuda mocho en las videoconferencias
  • Unos buenos audífonos te permiten focalizar tu actividad
  • El monitor es la vida de tus ojos
  • La silla es donde pasarás gran parte del dia

Por nada, pero por nada del mundo trabajes en la cama; terminas dormido, con dolor de espalda, o finaliza tu vida de pareja.

Las videollamadas son muy importantes, por eso enfócate, deja de hacer lo demás y céntrate en tu video llamada;

Trata de no hacer videollamadas usando el plan de datos de tu celular; si la llamada tiene mala calidad esto da mala impresión 

  1. Haz un contrato de trabajo con tu familia.

Habla con ellos y explícales que el teletrabajo no es un sábado, no es un domingo y que estarás aislado para realizar labores familiares (No pasear al perro, no llevar al niño al colegio, no cocinar, no hacer aseo, etc.)

     3. Ponte un horario, báñate, crea tu rutina

Tips para videoconferencia

  • Prepárate para las videollamadas; tema a tratar, datos, informes. enfócate!!!
  • Buena conexión a internet mínimo 10 megas
  • Ubica un espacio lo más tranquilo posible
  • Apaga micrófono al no estar hablando
  • Únete a la videollamada de forma individual
  • Ten buena iluminación
  • Usa la cámara, vernos es mejor (transmite transparencia)
  • Ser puntual, ser puntual, ser puntual
  • Conoce tu herramienta (Teams, hangouts, webex…etc) prueba antes
  • Haz de cuenta que estas en una junta presencial (Compórtate)
  • Usa canales correctos (No uses WhatsApp)

Que nos pasa al cambiar del trabajo de la oficina al teletrabajo

!!!Que perdemos¡¡¡

  • La lectura de en qué está la empresa tan solo al ingresar a la oficina
  • Las herramientas que te da la empresa, escritorio, silla, iluminación, internet… etc
  • Espacio para socializar (el almuerzo, el café)
  • Oportunidad de entrar en contexto al participar de conversaciones con los demás
  • El espacio donde nos desconectamos de lo hecho en el día (hora de salida)

Los 4 acuerdos del teletrabajo

  • Se impecable con tus palabras (No escribas como hablas, se mejor que eso)
  • No tomes nada personal (Es solo trabajo, tus compañeros no son enemigos)
  • No adivines ni supongas (pregunta, no inicies sin tener claro lo que harás, o harás lo que no debes)
  • Haz lo máximo, lo mejor que puedas (esfuérzate, esto no es gratis y debemos sobresalir)

Herramientas de colaboración

No existe un silver bullet: no hay una herramienta que lo tenga todo por eso debemos tener presente que las herramientas de colaboración se mueven en 2 ejes Interactividad y Persistencia

Interactividad: Que tanto nos permite esta herramienta comunicarnos con otra persona

Persistencia: como al colocar información en la herramienta luego puedo recuperarla

Tips herramientas de colaboración

Correo Electrónico: Usar texto de identificación o texto clave para poder recuperar la información en el futuro

Google Docs / OneDrive: perfecto para versionar documentos y colaboración grupal sobre los mismos.

Project Management: usar algun gestor de tareas permite optimizar los proyectos y/o procesos  

Mensajería Instantánea: slack / teams permiten estructurar el caos por medio de canales

Videoconferencia: ojo no perder la información que obtenemos de estas llamadas (zoom, teams, meets); la videoconferencia quizá sea la herramienta más útil para mantener el camino en un entorno de teletrabajo

knowledge base: usa patrones de recuperación de información, gestión documental

Conclusión

Esperamos lo anterior te ayude en el desarrollo quizá de esta nueva actividad como lo es el teletrabajo o refuerce lo que ya haz hecho al trabajar de este modo.

Recuerda existe un mundo lleno de herramientas que nos ayudan con el teletrabajo, lo importante es conocer y manejar de forma adecuada las que elijamos

Nuestra empresa basa gran parte de su operación usando el teletrabajo, es por eso que podemos ayudar a tu empresa en en el camino hacia este modelo cada vez más frecuente en el mundo !!!Contactanos¡¡¡.

Facturación electrónica ¿Que hacer?

Facturación electrónica ¿Que hacer?

Facturación electrónica ¿Que hacer?

La facturación electrónica es el nuevo método, de emitir facturas que está en masificación e implementación para Colombia; no parece tener reversa y en general debemos saber de que se trata.

Está impulsado por el decreto 2242 de 2015, que busca la masificación gradual de la facturación electrónica, según la resolución 010 de febrero de 2018.

En la pagina de la DIAN se encuentra toda la normatividad de la Facturación Electrónica

Por ahora los grandes contribuyentes deben estar facturando de forma electrónica a partir de septiembre de 2018,  implica un cambio para Colombia y un reto para todas las empresas que lo deben realizar.

La facturación electrónica no es solo un cambio tecnológico, implica cambiar procesos internos para hacerlos más óptimos; buscando reducir el impacto ambiental generado por la tala de árboles usados en la producción de papel.

¿Que es la facturación Electrónica?

Al igual de la factura tradicional es un documento que soporta las transacciones de compra de bienes y servicios teniendo la misma valides que una factura de papel.

La diferencia es que se hacen por medios electrónicos y debe conservar las mismas características y condiciones que la factura tradicional;  Expedición, Recibo, Rechazo Conservación.

¿ Quiénes están llamados a implementar la factura electrónica ?

Según el estatuto tributario lo deben hacer TODAS las personas naturales o jurídicas que estén obligadas a facturar.

Características de la Factura Electrónica

  • Formato estándar de generación XML establecido por la DIAN
  • Numeración Consecutiva autorizada por la DIAN
  • Cumple los requisitos del 617ET
  • Discrimina el IVA ó Impuesto al consumo
  • Contiene la firma digital o electrónica para garantizar Integridad o autenticidad
  • Incluye el Código Único de Facturación Electrónica CUFE
  • Se debe observar el Código QR

¿Que documentos pueden ser emitidos Electrónicamente ?

Los documentos que pueden ser emitidos electrónicamente relacionados con la facturación son:

  • Facturas
  • Notas Crédito
  • Notas Débito
  • Acuses de Recibo

Algunos beneficios son:

  • Cumple la normatividad establecida
  • reduce los costos y tiempo de facturación
  • mejora el envió y recepción de facturas optimizando así el manejo y control documental
  • Mantiene la integridad de la información de las facturas en todo el proceso
  • Genera un impacto positivo de preservación y responsabilidad ambienta

Que hacer si no pertenezco a los grandes contribuyentes?

Como ya lo mencione en septiembre de 2018 los grandes contribuyentes deben estar facturando de forma electrónica, se tiene normalizado que para el próximo año 2019 el resto (Todas Las Personas jurídicas) opere de igual forma, esto nos plantea las siguientes preguntas:

Que deben hacer quienes no son grandes contribuyentes ?

Cual seria la mejor forma de  hacerlo ?

Con quien nos debemos apoyar ?

Que deben hacer, quienes por su operación no cuentan con un despliegue tecnológico que soporte esta operación «Los Mas Pequeños» ?

Para resolver estas inquietudes primero debemos entrar en contexto y comprender que son los PST, que hacen y cual es la alternativa dispuesta por la DIAN de forma gratuita.

Proveedores de Servicios tecnológicos (PST)

Los PST son personas naturales o jurídicas, que son previamente autorizada por la DIAN, que podrá prestar servicios de facturación electrónica a los obligados a facturar por este medio, o a los adquirentes que opten por recibirla en formato electrónico.

Ala fecha los proveedores tecnológicos autorizados están aquí son mas de 50 y se encuentran a nivel nacional.

Ellos lo que hacen es colocar su infraestructura ya configurada y preparada para realizar todo el proceso de facturación electrónica, y cobran un valor por factura transmitida.

En este aspecto en general requieren de un archivo XML que la aplicación contable (ERP) del cliente emita con base en los parámetros dispuestos por la DIAN

Debemos resaltar que en varios de los PST son dueños de sus propios programas ERP y se convirtieron en PST justamente como valor agregado para sus clientes.

Para no alargar mas el tema en  este aspecto lo importante a qui es validar que software ERP tenemos y cual de los PST del mercado se ajusta mas a nuestro perfil.

La Aventura en Solitario

La llamo de ese modo porque es otra opción tan valida como las anteriores y permite hacer la facturación electrónica desde cero.

La documentación para esta alternativa se encuentra aquí

No enfatizare en ella pues como lo indico es la aventura en solitario, y es desarrollar todo lo necesario para   poder facturar sin ayuda de nadie.

No lo veo como una alternativa pertinente para las PYME, me parece mas la alternativa para todos los propietarios que comercializan software ERP, que quieran hacer que sus aplicaciones incluyan como valor agregado la facturación electrónica.

Facturación Gratuita DIAN

Si !GRATUITA¡¡¡ y es la plataforma que provee la DIAN como plataforma para las pequeñas y medianas empresas para poder facturar electrónicamente.

Esta es la estrategia de masificación y fomenta la interoperabilidad entre los participantes del modelo.

La guía de facturación electrónica Gratuita lo encuentra aquí

La facturación electrónica se basa en 4 condiciones

– Generar la factura en el formato estándar XML
– Incorporar Firma Electrónica y/o Digital
– Entregar la representación gráfica de la Factura Electrónica
– Realizar las pruebas de habilitación

Las anteriores son claramente realizadas en la facturación Gratuita DIAN

Esta alternativa seria la mejor para todas las empresas que por su operación no requieran un gran despliegue tecnológico ni usar un PST.

Veamos ahora algunas de sus Beneficios:

  • Es !!Gratis¡¡
  • Por ser desarrollada por la DIAN cumple con todos los requerimientos de ley exigidos.
  • Permite hacer: La factura electrónica, otra de crédito electrónica, nota débito electrónica, factura de contingencia.
  • Usa Formularios fáciles de diligenciar, y tras realizar los pasos iniciales de identificación y configuración el proceso de facturación se convierte e algo mecánico
  • Cuenta con la información necesaria en manuales claros, que guían a cualquiera para  a poder desarrollar el proceso de facturar electrónicamente

Debemos darle tiempo a esta plataforma y ver como se va comportando cuando cada vez mas usuarios la utilicen. Resulta importante destacar que como es un proceso netamente manual, al empezar se debe ingresar toda la información (Clientes, Productos) y no podemos subir nuestras bases de datos creadas en el ERP que usemos si es que tenemos alguno.

Conclusiones

En este articulo presentamos los métodos dispuestos por la DIAN, para poder realizar la facturación electrónica

Se presenta un abre bocas, para cada método y a quienes puede beneficiar según su tamaño

Presentamos los conceptos básicos para comprender de que se trata la facturación electrónica y que hacer.

Software Libre ¡Como reducir el costo en su operación!

Software Libre ¡Como reducir el costo en su operación!

Porque el software Libre

Hace años al ver el software libre y como este se apropiaba de algunos nichos de mercado, que los desarrollos de tipo propietarios tenían antes; fue para nosotros claro que debíamos entrar en este mundo.

Nuestra empresa tubo la ventaja de iniciar con clientes (otras empresas), que como nosotros estaban iniciando y tenían todo por hacer. En nuestro país se encuentran en un sector denominado PYME  (Pequeña y mediana Empresa).

En general las PYME inician su operación con base en un producto, un servicio una necesidad que empieza a atender, y con el pasar del tiempo crecen de forma aveces desordenada hasta un punto en el cual deben organizar la casa para identificar que esta ocurriendo.

Es hay donde entra el software libre, como alternativa de solución. Y ayudar a todas estas empresas a hacer lo que hacen las grandes empresas ya hacen con un costo asequible.

Pero que requiere una PYME para Funcionar ?

Sin importar su tamaño todas las PYME cuentan con servicios básicos a nivel tecnológico en su operación y a medida que crecen estos se van volviendo mas complejos; que servicios son estos:

  • Correo electrónico
  • Software ERP
  • Firewall
  • telefonía
  • Internet
  • CCTV cámaras de video vigilancia
  • Informes de gestión
  • Pagina WEB
  • Software en general (hojas de calculo, presentaciones, textos…)

Los anteriores son algunos de los servicios básicos, conque cuentan en su mayoría todas las empresas del sector PYME y en general cuentan con diversas soluciones de tipo propietario (Software Pago) y su alternativa en software libre

Que problemas aquejan a las PYME

Al igual que los servicios son comunes, y las necesidades de software libre o propietario son de obligatorio uso en la operación diaria de una empresa. También lo son los problemas o incidentes que les afectan a cada una de ellas.

Presentamos a continuación algunos de los comentarios que nos hacen nuestros clientes al solicitar nuestros servicios:

  • A mis clientes no les llegan mis correos, varias personas dicen escribirme y nunca me ingresa esa información
  • Mi pagina web no se en que anda, quien la visita, de donde y si ayuda a mi negocio a crecer de alguna forma
  • Hoy llegamos a trabajar y nuestro servidor estaba encriptado (Ramsonware) y me piden dinero por de volverme mi información
  • Mi software contable funciona bien pero mis tiendas no pueden usarlo para facturar, porque no hay forma que se conecten a él.
  • Tengo una red sencilla y mis computadores no se ven unos con otro, no pedo compartir mis archivo y imprimir aveces es un lío.

Todos los anteriores son situaciones reales, quizá se sienta identificado con alguna de ellas!!!

Es natural este tipo de situaciones cuando una empresa ha tenido que crecer para atender las nuevas necesidades del mercado, y se hecha mano de lo primero que se encuentra; aveces incluso se opta por usar herramientas de paga si pagarlas.

Por lo anterior es donde el software libre nos ayuda a reducir el costo de operación y de paso nos ahorra problemas de derechos de autor y multas por licenciamiento.

Alternativas de solución en Software Libre

Como lo mencione anteriormente existen diversas alternativas de solución en Software Libre que hacen lo mismo que el software propietario es por eso que a continuación te presento las analogías a las que me refiero:

USO / función  Software Libre Software propietario
Plataforma Centos, Debian Ubuntu Windows server 2012 /2016
Seguridad Perimetral (Firewall) Pfsense Fortinet
Infraestructura (DNS, DHCP, Directorio Activo) Zential /Clear OS Windows server 2012 /2016
Telefonia Asterisk Avaya / Cisco / Panasonic
Servicios WEB APACHE Windows server 2012 /2016
Servicios de Email Zimbra / RoundCube Microsoft 365 / Google G-Suite
Inventaarios GLPI /OCS Inventory Belarc Advisor
Software (hojas de calculo, hojas de texto, Etc.) Libre Office Microsoft Offices

Interesante Verdad!!!

Claro lo anterior es apenas un abre bocas, de todas las alternativas que existen hoy en día en el mercado como: Compra de software, alquiler de software, soluciones a la medida, la nube y obviamente las soluciones de software libre. Es aquí en la selección de estas herramientas donde las PYMES pueden ser mas competitivas y reducir sus costos de operación.

Que hacer si quiero Software Libre?

Para nosotros es claro que todas las empresas son un mundo diferente, y que cada una debe contar con las herramientas apropiadas para funcionar, es así como nosotros hemos desarrollado nuestro sistema de análisis que nos permite ajustar a cada empresa la solución de software libre que se acomode a su necesidad.

  • Conocer desde un principio el costo inicial y final sin valores ocultos
  • Soluciones que perduren en el tiempo y sean analizables conforme la tecnología cambie
  • soluciones híbridas con software Libre y propietario que coexistan de forma transparente para el usuario
  • Presentamos los costos ahorrados en el tiempo al usar herramientas de software libre

Cuenta con nuestro apoyo y contactarnos sabemos que es la mejor elección

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