contacto@sirtec.com.co

Blog

Inicio / Archive by category "Blog"
Facturación electrónica ¿Que hacer?

Facturación electrónica ¿Que hacer?

Facturación electrónica ¿Que hacer?

La facturación electrónica es el nuevo método, de emitir facturas que está en masificación e implementación para Colombia; no parece tener reversa y en general debemos saber de que se trata.

Está impulsado por el decreto 2242 de 2015, que busca la masificación gradual de la facturación electrónica, según la resolución 010 de febrero de 2018.

En la pagina de la DIAN se encuentra toda la normatividad de la Facturación Electrónica

Por ahora los grandes contribuyentes deben estar facturando de forma electrónica a partir de septiembre de 2018,  implica un cambio para Colombia y un reto para todas las empresas que lo deben realizar.

La facturación electrónica no es solo un cambio tecnológico, implica cambiar procesos internos para hacerlos más óptimos; buscando reducir el impacto ambiental generado por la tala de árboles usados en la producción de papel.

¿Que es la facturación Electrónica?

Al igual de la factura tradicional es un documento que soporta las transacciones de compra de bienes y servicios teniendo la misma valides que una factura de papel.

La diferencia es que se hacen por medios electrónicos y debe conservar las mismas características y condiciones que la factura tradicional;  Expedición, Recibo, Rechazo Conservación.

¿ Quiénes están llamados a implementar la factura electrónica ?

Según el estatuto tributario lo deben hacer TODAS las personas naturales o jurídicas que estén obligadas a facturar.

Características de la Factura Electrónica

  • Formato estándar de generación XML establecido por la DIAN
  • Numeración Consecutiva autorizada por la DIAN
  • Cumple los requisitos del 617ET
  • Discrimina el IVA ó Impuesto al consumo
  • Contiene la firma digital o electrónica para garantizar Integridad o autenticidad
  • Incluye el Código Único de Facturación Electrónica CUFE
  • Se debe observar el Código QR

¿Que documentos pueden ser emitidos Electrónicamente ?

Los documentos que pueden ser emitidos electrónicamente relacionados con la facturación son:

  • Facturas
  • Notas Crédito
  • Notas Débito
  • Acuses de Recibo

Algunos beneficios son:

  • Cumple la normatividad establecida
  • reduce los costos y tiempo de facturación
  • mejora el envió y recepción de facturas optimizando así el manejo y control documental
  • Mantiene la integridad de la información de las facturas en todo el proceso
  • Genera un impacto positivo de preservación y responsabilidad ambienta

Que hacer si no pertenezco a los grandes contribuyentes?

Como ya lo mencione en septiembre de 2018 los grandes contribuyentes deben estar facturando de forma electrónica, se tiene normalizado que para el próximo año 2019 el resto (Todas Las Personas jurídicas) opere de igual forma, esto nos plantea las siguientes preguntas:

Que deben hacer quienes no son grandes contribuyentes ?

Cual seria la mejor forma de  hacerlo ?

Con quien nos debemos apoyar ?

Que deben hacer, quienes por su operación no cuentan con un despliegue tecnológico que soporte esta operación «Los Mas Pequeños» ?

Para resolver estas inquietudes primero debemos entrar en contexto y comprender que son los PST, que hacen y cual es la alternativa dispuesta por la DIAN de forma gratuita.

Proveedores de Servicios tecnológicos (PST)

Los PST son personas naturales o jurídicas, que son previamente autorizada por la DIAN, que podrá prestar servicios de facturación electrónica a los obligados a facturar por este medio, o a los adquirentes que opten por recibirla en formato electrónico.

Ala fecha los proveedores tecnológicos autorizados están aquí son mas de 50 y se encuentran a nivel nacional.

Ellos lo que hacen es colocar su infraestructura ya configurada y preparada para realizar todo el proceso de facturación electrónica, y cobran un valor por factura transmitida.

En este aspecto en general requieren de un archivo XML que la aplicación contable (ERP) del cliente emita con base en los parámetros dispuestos por la DIAN

Debemos resaltar que en varios de los PST son dueños de sus propios programas ERP y se convirtieron en PST justamente como valor agregado para sus clientes.

Para no alargar mas el tema en  este aspecto lo importante a qui es validar que software ERP tenemos y cual de los PST del mercado se ajusta mas a nuestro perfil.

La Aventura en Solitario

La llamo de ese modo porque es otra opción tan valida como las anteriores y permite hacer la facturación electrónica desde cero.

La documentación para esta alternativa se encuentra aquí

No enfatizare en ella pues como lo indico es la aventura en solitario, y es desarrollar todo lo necesario para   poder facturar sin ayuda de nadie.

No lo veo como una alternativa pertinente para las PYME, me parece mas la alternativa para todos los propietarios que comercializan software ERP, que quieran hacer que sus aplicaciones incluyan como valor agregado la facturación electrónica.

Facturación Gratuita DIAN

Si !GRATUITA¡¡¡ y es la plataforma que provee la DIAN como plataforma para las pequeñas y medianas empresas para poder facturar electrónicamente.

Esta es la estrategia de masificación y fomenta la interoperabilidad entre los participantes del modelo.

La guía de facturación electrónica Gratuita lo encuentra aquí

La facturación electrónica se basa en 4 condiciones

– Generar la factura en el formato estándar XML
– Incorporar Firma Electrónica y/o Digital
– Entregar la representación gráfica de la Factura Electrónica
– Realizar las pruebas de habilitación

Las anteriores son claramente realizadas en la facturación Gratuita DIAN

Esta alternativa seria la mejor para todas las empresas que por su operación no requieran un gran despliegue tecnológico ni usar un PST.

Veamos ahora algunas de sus Beneficios:

  • Es !!Gratis¡¡
  • Por ser desarrollada por la DIAN cumple con todos los requerimientos de ley exigidos.
  • Permite hacer: La factura electrónica, otra de crédito electrónica, nota débito electrónica, factura de contingencia.
  • Usa Formularios fáciles de diligenciar, y tras realizar los pasos iniciales de identificación y configuración el proceso de facturación se convierte e algo mecánico
  • Cuenta con la información necesaria en manuales claros, que guían a cualquiera para  a poder desarrollar el proceso de facturar electrónicamente

Debemos darle tiempo a esta plataforma y ver como se va comportando cuando cada vez mas usuarios la utilicen. Resulta importante destacar que como es un proceso netamente manual, al empezar se debe ingresar toda la información (Clientes, Productos) y no podemos subir nuestras bases de datos creadas en el ERP que usemos si es que tenemos alguno.

Conclusiones

En este articulo presentamos los métodos dispuestos por la DIAN, para poder realizar la facturación electrónica

Se presenta un abre bocas, para cada método y a quienes puede beneficiar según su tamaño

Presentamos los conceptos básicos para comprender de que se trata la facturación electrónica y que hacer.

Software Libre ¡Como reducir el costo en su operación!

Software Libre ¡Como reducir el costo en su operación!

Porque el software Libre

Hace años al ver el software libre y como este se apropiaba de algunos nichos de mercado, que los desarrollos de tipo propietarios tenían antes; fue para nosotros claro que debíamos entrar en este mundo.

Nuestra empresa tubo la ventaja de iniciar con clientes (otras empresas), que como nosotros estaban iniciando y tenían todo por hacer. En nuestro país se encuentran en un sector denominado PYME  (Pequeña y mediana Empresa).

En general las PYME inician su operación con base en un producto, un servicio una necesidad que empieza a atender, y con el pasar del tiempo crecen de forma aveces desordenada hasta un punto en el cual deben organizar la casa para identificar que esta ocurriendo.

Es hay donde entra el software libre, como alternativa de solución. Y ayudar a todas estas empresas a hacer lo que hacen las grandes empresas ya hacen con un costo asequible.

Pero que requiere una PYME para Funcionar ?

Sin importar su tamaño todas las PYME cuentan con servicios básicos a nivel tecnológico en su operación y a medida que crecen estos se van volviendo mas complejos; que servicios son estos:

  • Correo electrónico
  • Software ERP
  • Firewall
  • telefonía
  • Internet
  • CCTV cámaras de video vigilancia
  • Informes de gestión
  • Pagina WEB
  • Software en general (hojas de calculo, presentaciones, textos…)

Los anteriores son algunos de los servicios básicos, conque cuentan en su mayoría todas las empresas del sector PYME y en general cuentan con diversas soluciones de tipo propietario (Software Pago) y su alternativa en software libre

Que problemas aquejan a las PYME

Al igual que los servicios son comunes, y las necesidades de software libre o propietario son de obligatorio uso en la operación diaria de una empresa. También lo son los problemas o incidentes que les afectan a cada una de ellas.

Presentamos a continuación algunos de los comentarios que nos hacen nuestros clientes al solicitar nuestros servicios:

  • A mis clientes no les llegan mis correos, varias personas dicen escribirme y nunca me ingresa esa información
  • Mi pagina web no se en que anda, quien la visita, de donde y si ayuda a mi negocio a crecer de alguna forma
  • Hoy llegamos a trabajar y nuestro servidor estaba encriptado (Ramsonware) y me piden dinero por de volverme mi información
  • Mi software contable funciona bien pero mis tiendas no pueden usarlo para facturar, porque no hay forma que se conecten a él.
  • Tengo una red sencilla y mis computadores no se ven unos con otro, no pedo compartir mis archivo y imprimir aveces es un lío.

Todos los anteriores son situaciones reales, quizá se sienta identificado con alguna de ellas!!!

Es natural este tipo de situaciones cuando una empresa ha tenido que crecer para atender las nuevas necesidades del mercado, y se hecha mano de lo primero que se encuentra; aveces incluso se opta por usar herramientas de paga si pagarlas.

Por lo anterior es donde el software libre nos ayuda a reducir el costo de operación y de paso nos ahorra problemas de derechos de autor y multas por licenciamiento.

Alternativas de solución en Software Libre

Como lo mencione anteriormente existen diversas alternativas de solución en Software Libre que hacen lo mismo que el software propietario es por eso que a continuación te presento las analogías a las que me refiero:

USO / función  Software Libre Software propietario
Plataforma Centos, Debian Ubuntu Windows server 2012 /2016
Seguridad Perimetral (Firewall) Pfsense Fortinet
Infraestructura (DNS, DHCP, Directorio Activo) Zential /Clear OS Windows server 2012 /2016
Telefonia Asterisk Avaya / Cisco / Panasonic
Servicios WEB APACHE Windows server 2012 /2016
Servicios de Email Zimbra / RoundCube Microsoft 365 / Google G-Suite
Inventaarios GLPI /OCS Inventory Belarc Advisor
Software (hojas de calculo, hojas de texto, Etc.) Libre Office Microsoft Offices

Interesante Verdad!!!

Claro lo anterior es apenas un abre bocas, de todas las alternativas que existen hoy en día en el mercado como: Compra de software, alquiler de software, soluciones a la medida, la nube y obviamente las soluciones de software libre. Es aquí en la selección de estas herramientas donde las PYMES pueden ser mas competitivas y reducir sus costos de operación.

Que hacer si quiero Software Libre?

Para nosotros es claro que todas las empresas son un mundo diferente, y que cada una debe contar con las herramientas apropiadas para funcionar, es así como nosotros hemos desarrollado nuestro sistema de análisis que nos permite ajustar a cada empresa la solución de software libre que se acomode a su necesidad.

  • Conocer desde un principio el costo inicial y final sin valores ocultos
  • Soluciones que perduren en el tiempo y sean analizables conforme la tecnología cambie
  • soluciones híbridas con software Libre y propietario que coexistan de forma transparente para el usuario
  • Presentamos los costos ahorrados en el tiempo al usar herramientas de software libre

Cuenta con nuestro apoyo y contactarnos sabemos que es la mejor elección

Contactanos
Contactanos