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Facturación electrónica ¿Que hacer?

Facturación electrónica ¿Que hacer?

Facturación electrónica ¿Que hacer?

La facturación electrónica es el nuevo método, de emitir facturas que está en masificación e implementación para Colombia; no parece tener reversa y en general debemos saber de que se trata.

Está impulsado por el decreto 2242 de 2015, que busca la masificación gradual de la facturación electrónica, según la resolución 010 de febrero de 2018.

En la pagina de la DIAN se encuentra toda la normatividad de la Facturación Electrónica

Por ahora los grandes contribuyentes deben estar facturando de forma electrónica a partir de septiembre de 2018,  implica un cambio para Colombia y un reto para todas las empresas que lo deben realizar.

La facturación electrónica no es solo un cambio tecnológico, implica cambiar procesos internos para hacerlos más óptimos; buscando reducir el impacto ambiental generado por la tala de árboles usados en la producción de papel.

¿Que es la facturación Electrónica?

Al igual de la factura tradicional es un documento que soporta las transacciones de compra de bienes y servicios teniendo la misma valides que una factura de papel.

La diferencia es que se hacen por medios electrónicos y debe conservar las mismas características y condiciones que la factura tradicional;  Expedición, Recibo, Rechazo Conservación.

¿ Quiénes están llamados a implementar la factura electrónica ?

Según el estatuto tributario lo deben hacer TODAS las personas naturales o jurídicas que estén obligadas a facturar.

Características de la Factura Electrónica

  • Formato estándar de generación XML establecido por la DIAN
  • Numeración Consecutiva autorizada por la DIAN
  • Cumple los requisitos del 617ET
  • Discrimina el IVA ó Impuesto al consumo
  • Contiene la firma digital o electrónica para garantizar Integridad o autenticidad
  • Incluye el Código Único de Facturación Electrónica CUFE
  • Se debe observar el Código QR

¿Que documentos pueden ser emitidos Electrónicamente ?

Los documentos que pueden ser emitidos electrónicamente relacionados con la facturación son:

  • Facturas
  • Notas Crédito
  • Notas Débito
  • Acuses de Recibo

Algunos beneficios son:

  • Cumple la normatividad establecida
  • reduce los costos y tiempo de facturación
  • mejora el envió y recepción de facturas optimizando así el manejo y control documental
  • Mantiene la integridad de la información de las facturas en todo el proceso
  • Genera un impacto positivo de preservación y responsabilidad ambienta

Que hacer si no pertenezco a los grandes contribuyentes?

Como ya lo mencione en septiembre de 2018 los grandes contribuyentes deben estar facturando de forma electrónica, se tiene normalizado que para el próximo año 2019 el resto (Todas Las Personas jurídicas) opere de igual forma, esto nos plantea las siguientes preguntas:

Que deben hacer quienes no son grandes contribuyentes ?

Cual seria la mejor forma de  hacerlo ?

Con quien nos debemos apoyar ?

Que deben hacer, quienes por su operación no cuentan con un despliegue tecnológico que soporte esta operación «Los Mas Pequeños» ?

Para resolver estas inquietudes primero debemos entrar en contexto y comprender que son los PST, que hacen y cual es la alternativa dispuesta por la DIAN de forma gratuita.

Proveedores de Servicios tecnológicos (PST)

Los PST son personas naturales o jurídicas, que son previamente autorizada por la DIAN, que podrá prestar servicios de facturación electrónica a los obligados a facturar por este medio, o a los adquirentes que opten por recibirla en formato electrónico.

Ala fecha los proveedores tecnológicos autorizados están aquí son mas de 50 y se encuentran a nivel nacional.

Ellos lo que hacen es colocar su infraestructura ya configurada y preparada para realizar todo el proceso de facturación electrónica, y cobran un valor por factura transmitida.

En este aspecto en general requieren de un archivo XML que la aplicación contable (ERP) del cliente emita con base en los parámetros dispuestos por la DIAN

Debemos resaltar que en varios de los PST son dueños de sus propios programas ERP y se convirtieron en PST justamente como valor agregado para sus clientes.

Para no alargar mas el tema en  este aspecto lo importante a qui es validar que software ERP tenemos y cual de los PST del mercado se ajusta mas a nuestro perfil.

La Aventura en Solitario

La llamo de ese modo porque es otra opción tan valida como las anteriores y permite hacer la facturación electrónica desde cero.

La documentación para esta alternativa se encuentra aquí

No enfatizare en ella pues como lo indico es la aventura en solitario, y es desarrollar todo lo necesario para   poder facturar sin ayuda de nadie.

No lo veo como una alternativa pertinente para las PYME, me parece mas la alternativa para todos los propietarios que comercializan software ERP, que quieran hacer que sus aplicaciones incluyan como valor agregado la facturación electrónica.

Facturación Gratuita DIAN

Si !GRATUITA¡¡¡ y es la plataforma que provee la DIAN como plataforma para las pequeñas y medianas empresas para poder facturar electrónicamente.

Esta es la estrategia de masificación y fomenta la interoperabilidad entre los participantes del modelo.

La guía de facturación electrónica Gratuita lo encuentra aquí

La facturación electrónica se basa en 4 condiciones

– Generar la factura en el formato estándar XML
– Incorporar Firma Electrónica y/o Digital
– Entregar la representación gráfica de la Factura Electrónica
– Realizar las pruebas de habilitación

Las anteriores son claramente realizadas en la facturación Gratuita DIAN

Esta alternativa seria la mejor para todas las empresas que por su operación no requieran un gran despliegue tecnológico ni usar un PST.

Veamos ahora algunas de sus Beneficios:

  • Es !!Gratis¡¡
  • Por ser desarrollada por la DIAN cumple con todos los requerimientos de ley exigidos.
  • Permite hacer: La factura electrónica, otra de crédito electrónica, nota débito electrónica, factura de contingencia.
  • Usa Formularios fáciles de diligenciar, y tras realizar los pasos iniciales de identificación y configuración el proceso de facturación se convierte e algo mecánico
  • Cuenta con la información necesaria en manuales claros, que guían a cualquiera para  a poder desarrollar el proceso de facturar electrónicamente

Debemos darle tiempo a esta plataforma y ver como se va comportando cuando cada vez mas usuarios la utilicen. Resulta importante destacar que como es un proceso netamente manual, al empezar se debe ingresar toda la información (Clientes, Productos) y no podemos subir nuestras bases de datos creadas en el ERP que usemos si es que tenemos alguno.

Conclusiones

En este articulo presentamos los métodos dispuestos por la DIAN, para poder realizar la facturación electrónica

Se presenta un abre bocas, para cada método y a quienes puede beneficiar según su tamaño

Presentamos los conceptos básicos para comprender de que se trata la facturación electrónica y que hacer.